Van Doornik & Partners

Where people make the difference

Oorzaken

Mijn werk bestaat uit het bellen met klanten en ik zorg ervoor dat onze facturen op tijd betaald worden. In mijn dagelijkse strijd om de centjes op tijd binnen te krijgen constateer ik dat er twee belangrijke oorzaken zijn voor de oplopende betalingstermijnen..

 

Vele schijven

Als eerste noem ik de “vele schijven problematiek” die voornamelijk bestaat bij de grotere bedrijven. Binnen deze bedrijven moeten facturen vaak door meerdere personen voor akkoord getekend worden. Pas daarna kunnen de facturen voor betaling worden klaargezet. De batch met betalingen gaat pas definitief naar de bank  als de laatste procuratiehouder zijn fiat heeft gegeven. Als alle tekeningsbevoegde personen, ook wel budgethouders genoemd, dagelijks gewoon aanwezig zijn, dan is het halen van een overeengekomen betalingstermijn wel mogelijk. Maar, nu komt het. Wat als één van de schijven ziek is, op vakantie is of geen prioriteit geeft aan het accorderen? Dan heb je een kink in de kabel. Het accorderen van facturen is een persoonlijke verantwoordelijkheid, dus dit werk wordt niet zomaar even door een collega overgenomen.

 

Moraliteit

Een tweede oorzaak van het oplopen van de betaling-termijn is de moraliteit. Een voorbeeld van een veel voorkomende situatie: bij een overeengekomen betalingsafspraak van “betaling binnen 30 dagen” wordt de factuur, vooropgesteld dat de factuur in overeenstemming is met hetgeen is geleverd, pas ná dag 30 betaalbaar gesteld. En dan komt de moraliteit om de hoek kijken. De crediteurenadministratie zet de betalingsbatch klaar tussen 30 en 45 dagen, afhankelijk van de instructie van de directie. Maar op de dag dat de betalingen naar de bank gestuurd zouden worden, is er in Nederland een nationale feestdag. Dus wordt de betalingsbatch niet de volgende dag naar de bank gezonden maar een volle week later want het betreffende bedrijf doet maar één keer per week de betalingen. En zo loopt een betalingstermijn van 30 dagen zomaar op naar 40 dagen of langer.

 

Afspraak

Bovengenoemd voorbeeld, en misschien zegt u waar maak je je druk om, is het begin van de verloedering. In feite eigent de klant zich ongevraagd één of meerdere dagen rente toe. Dat begrijp ik niet en wil ik ook niet begrijpen. Als ik bij de supermarkt aan de kassa sta, moet ik direct contant afrekenen. Dat is de afspraak en daar houden wij ons allemaal aan. Waarom dan niet als er op rekening geleverd wordt?

 

Relativeren

Nu is het zo dat menig leverancier weet dat de betalingstermijnen niet altijd correct worden nagekomen. Een paar dagen later is bij de meeste ook helemaal geen punt maar het moet niet uit de hand lopen. Voordat je het weet heb je zoveel geld uitstaan dat je je eigen verplichtingen niet kunt nakomen, met alle gevolgen van dien.

 

Telefonisch benaderen

Om de facturen op tijd betaald te krijgen begin ik op tijd te bellen met mijn klanten. Elke factuur bel ik na en iedere persoon die voor de betaling van mijn factuur verantwoordelijk is krijg ik wel een keertje aan de lijn. Duwen en trekken noem ik dat, maar dan wel op een goede manier. De insteek is om alle kinken in de betalingsketting zo snel mogelijk boven water te krijgen.

 

Cashflow prognose

Door alle facturen na te bellen weet ik precies waar ik sta. Ik weet van alle facturen of deze door de klant ontvangen zijn, welke betwist worden en wanneer ze betaald worden. Hierdoor kan ik een goede inschatting maken van de wekelijks te ontvangen bedragen en kom ik zelf niet zo snel in onverwachte liquiditeitsproblemen. Een bijkomend voordeel is dat ik door mijn commerciële aanpak de relatie met mijn klanten verstevig. Ik bewaak ook de afhandeling van klachten zodat er voor toekomstige facturen geen reden is om mijn factuur later dan afgesproken te voldoen.

 

Een vak apart

Dit werk doe ik inmiddels al 10 jaar als zelfstandige, samen met mijn partners. Daarnaast houd ik mij bezig met de analyse van alle processen in organisaties die vertraging in de betalingen veroorzaken. Debiteurenbeheer noem ik een commerciële activiteit, gebaseerd op communicatie. Door de benodigde kennis, vaardigheden maar vooral persoonlijke eigenschappen wordt debiteurenbeheer een apart vak.

 

   Financiële berichten

 

 

   Betalingsmoraal in              

    Nederland verslechtert